Einfaches Protokollieren von Dokumentzugriffen Ein Beispiel, wie sich das Öffnen von Dokumenten unter VBA sehr einfach protokollieren lässt.
Autor:   Günter	Bewertung:     [ Jetzt bewerten ]	Views:  19.911
www.derhuber.com	System:  Win9x, WinNT, Win2k, WinXP, Win7, Win8, Win10, Win11	kein Beispielprojekt

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Das nachfolgende Beispiel zeigt, wie sich unter VBA das Öffnen von z.B. Word-Dokumenten sehr einfach protokollieren lässt. Somit lässt sich dann später jederzeit nachvollziehen, wer ein bestimmtes Dokument wann geöffnet hat.

Und so geht's:

1. das Worddokument öffnen, dessen Zugriff protokolliert werden soll und die VBA-Umgebung mit ALT+F11 aktivieren
2. im Projektfenster den Ordner "Normal" - "Microsoft Word Objekte" öffnen und Doppelklick auf "ThisDocument"
3. in das Fenster "Normal - ThisDocument (Code)" den nachfolgenden stehenden Code kopieren
   

   Private Sub Document_Open()
     Dim sFile As String
     Dim F As Integer
    
     sFile = "D:\Protokoll.txt"
     F = FreeFile
     Open sFile For Append As #F
     Print #F, ActiveDocument.Name; " Geöffnet von "; Application.UserName, Date, Time
     Close #F
    
     Protokoll_Check_Filesize sFile, 128000
   End Sub

4. Worddokument schliessen und abspeichern
5. Worddokument wieder öffnen und jetzt die Datei protokoll.txt öffnen, ansehen, bewundern - Fertig.

Da die Protokoll-Datei bei jedem Zugriff auf das Dokument "wächst", kann man über Protokoll_Check_FileSize die Größe der Protokoll-Datei abfragen, um diese auf eine bestimmte Maximal-Größe zu begrenzen (z.B. max. 128 KB).

Private Sub Protokoll_Check_FileSize( _
  ByVal sFile As String, ByVal nMaxSize As Long)
 
  Dim nFileSize As Long
  Dim sName As String
  Dim sExt As String
  Dim sPath As String
 
  On Error Resume Next
 
  ' Aktuelle Größe ermitteln
  nFileSize = FileLen(sFile)
 
  If nFileSize > nMaxSize Then
    ' Pfad und Dateiname ermitteln
    sPath = sFile: sName = ""
    While Right$(sPath, 1) <> "\" And sPath <> ""
      sName = Right$(sFile, 1) & sName
      sPath = Left$(sPath, Len(sPath) - 1)
    Wend
 
    ' Extension
    sExt = ""
    While Right$(sName, 1) <> "." And sName <> "" 
      sExt = Right$(sName, 1) & sExt
      sName = Left$(sName, Len(sName) - 1)
    Wend
 
    ' Datei umkopieren!
    ' Wird ja nur max. einmal pro Tag passieren, 
    ' daher das heutige Datum
    FileCopy sFile, _
      sPath & sName & "_" & Format(Now, "yymmdd") & sExt
    Kill sFile
  End If
End Sub

Weitere Anwendungsmöglichkeiten wäre beim Schliessen: Private Sub Document_Close(), usw.